Wann eine Nebenkostenabrechnung für privat Mietende korrekt ist

Von: Andrea Estermeier, Redaktion VSB - VerbraucherService Bayern

Darstellung eines Ausschnitts einer Nebenkostenabrechnung Wie erkenne ich als private*r Mieter*in, ob meine Nebenkostenabrechnung korrekt ist? Da häufig eine Nachzahlung gefordert wird, lohnt sich eine genaue Überprüfung der Abrechnung. Was mus die Rechnung enthalten, damit sie wirksam ist? Welche Fristen gelten für Vermieter*innen?

In diesem Beitrag finden Sie

Mindestanforderungen an eine korrekte Nebenkostenabrechnung
Auf welche Fristen sollte ich als Mieter achten?
Welche Nebenkosten gibt es und welche Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?
Welche Verteilerschlüssel müssen verwendet werden?
Welche Rechte habe ich als Mieter gegen eine Nebenkostenabrechnung?

Mindestanforderungen an eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Allgemein wird zwischen formellen und inhaltlichen Anforderungen unterschieden. Die Unterscheidung ist wichtig, da ein Verstoß gegen die jeweiligen Anforderungen zu unterschiedlichen Rechtsfolgen führt.

Folgende formelle Anforderungen sind zwingend erforderlich:

Die Nebenkostenabrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Bei mehreren Wohneinheiten ist zudem die Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Nebenkostenart mit Ausweis des umlagefähigen Anteils, die Verteilerschlüssel, die Anteile des Mieters, sowie der Abzug geleisteter Vorauszahlungen aufzuführen.
Die Abrechnung muss für einen durchschnittlich gebildeten Mieter, der weder juristisch noch betriebswirtschaftlich geschult ist, in seinen Einzelangaben so klar und verständlich sein, dass der Mieter sie nachvollziehen und den Saldo nachprüfen kann.
Schließlich muss der korrekte Zeitraum abgerechnet worden sein. Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich ein ganzes Jahr. Abweichungen davon sind nur ausnahmsweise zulässig. Beispielsweise kann ein Einzug während des Jahres eine Ausnahme begründen, so dass ein kürzerer Zeitraum als ein Jahr für den Meter abgerechnet wird. Jedoch darf der Abrechnungszeitraum nie länger als ein Jahr sein.

Sind die formellen Anforderungen erfüllt, ist weiter zu prüfen, ob die Abrechnung auch inhaltlich korrekt ist. Ein inhaltlicher Fehler liegt vor, wenn die aufgeführten Rechnungsposten dem Grunde oder ihrer Höhe nach nicht stimmen.

Auf welche Fristen sollte ich als Mieter*in achten?

Als Mieter ist insbesondere die Abrechnungsfrist von einem Jahr interessant. Denn die Nebenkostenabrechnung muss grundsätzlich spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter vorliegen. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Das bedeutet, eine schuldhaft vom Vermieter verspätete Abrechnung kann eine Nachforderung nicht mehr begründen, der Mieter muss also diese nicht zahlen.
Ein etwaiges Guthaben des Mieters ist davon nicht betroffen und immer auszuzahlen.

Die Unterscheidung zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern hat bei dieser Frist entscheidende Bedeutung. Wurde eine formell fehlerhafte Abrechnung erstellt - die aber innerhalb der Abrechnungsfrist beim Mieter zuging - so kann sie nur innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden.

Bei inhaltlichen Fehlern ist es dem Vermieter gestattet, auch nach Ende der Abrechnungsfrist diese eingeschränkt zu korrigieren. Die Korrektur nach der Abrechnungsfrist darf aber nicht zu Lasten des Mieters gehen. Sollte sich daher nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag ergeben, kann der Vermieter diesen nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr wirksam vom Mieter fordern, soweit der Vermieter den Abrechnungsfehler zu vertreten hat. Dies gilt selbst bei einem fälschlicherweise für den Mieter ausgewiesenen Guthaben. Dieses kann nach der Abrechnungsfrist nicht mehr verringert werden.

Welche Nebenkosten gibt es und welche dürfen auf Mietende umgelegt werden?

Um feststellen zu können, welche Nebenkosten man als Mieter zu bezahlen hat, muss man zunächst den Mietvertrag ansehen. Es gilt der Grundsatz, dass der Vermieter zur Instandhaltung und Unterhaltung des Mietobjekts verpflichtet ist. Dazu zählen grundsätzlich auch wiederkehrende Leistungen, wie z.B. Stromkosten oder auch die Kosten für Müllentsorgung. Der Mieter muss die Nebenkosten nur bezahlen, wenn im Mietvertrag eine Vereinbarung getroffen wurde, dass die Nebenkosten nicht von der Miete erfasst und extra zu bezahlen sind.

Wurde nach diesem ersten Schritt festgestellt, dass der Mieter die Nebenkosten zu tragen hat, ist weiter zu prüfen, ob alle auferlegten Kosten auch als Nebenkosten geltend gemacht werden dürfen. Die Betriebskostenverordnung legt für alle Vermieter verbindlich fest, welche Kostenarten auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Folgende zählen dazu:

Die laufenden Lasten des Grundstücks
wie zum Beispiel die Grundsteuer
Die Kosten der Wasserversorgung
Dazu gehören die Wasserverbrauchskosten, die Anmietung oder Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern, deren Eichung, die Wartung, die Konten der Erfassung und die Aufteilung des Verbrauchs.
Die Kosten der Entwässerung
Heizkosten und Kosten der zentralen Warmwasserversorgung sowie verbundene Systeme
Hier gelten einige Besonderheiten. Diese sind in der Heizkostenverordnung geregelt.
Die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
Nichtumlagefähig sind dagegen die Reparaturkosten für den Aufzug.
Die Kosten für Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung und Schornsteinreinigung
Die Kosten der Gartenpflege
Hier muss genau darauf geachtet werden, dass keine Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten abgerechnet werden. Wird ein Garten neu angelegt oder Gehwege erneuert, sind das Instandhaltungskosten, die der Vermieter alleine zu tragen hat. Umlagefähig sind dagegen die Kosten für die Pflege der Gärten und Grasflächen und auch die Erneuerung bestehender Pflanzen.
Die Kosten der Beleuchtung
Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
Nichtumlagefähig sind Kosten für eine Rechtsschutzversicherung, Hausratversicherung oder auch Mietausfallversicherung.
Die Kosten für den Hauswart
Dieser Posten umfasst den Lohn inklusive der Sozialabgaben, aber auch die Beauftragung einer Firma. Führt der Hausmeister nicht umlagefähige Arbeiten durch wie z.B. Instandhaltungsarbeiten oder Hausverwaltungsaufgaben, sind diese Kosten vom Vermieter allein zu tragen. Der Zeitanteil für die Arbeiten muss bei den Gesamtkosten der Hauswartkosten angegeben und um diesen Anteil bereinigt werden.
Die Kosten der Gemeinschaftsantenne und des Kabelfernsehers
Die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
Sonstige Betriebskosten
Sollen sonstige Betriebskosten umgelegt werden, muss bereits im Mietvertrag genau geregelt sein, welche Kosten als sonstige Betriebskosten umgelegt werden sollen. Sie müssen konkret benannt sein. Es ist daher nicht möglich, später jegliche Arten von Kosten unter sonstigen Betriebskosten abzurechnen. Sonstige Betriebskosten können z.B. die Kosten der Dachrinnenreinigung sein, die Kosten für einen Pförtner, oder auch die Kosten für spezielle Einrichtungen im Haus wie ein Schwimmbad oder Sauna.

Andere als die oben aufgeführten Nebenkosten dürfen nicht abgerechnet werden. Ein Posten, der trotz Umlageverbots häufig umgelegt wird, sind die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Diese hat allein der Vermieter zu tragen. Einzig die Kosten für die Erstellung der Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden, soweit diese nach Verbrauch abgerechnet werden.

Welche Verteilerschlüssel müssen Vermieter*innen anwenden?

Grundsätzlich muss der Verteilerschlüssel angewandt werden, der im Mietvertrag für die einzelnen Betriebskosten vereinbart wurde. Gibt es keine Regelung im Mietvertrag, schreibt das Gesetz vor, dass nach Wohnfläche abzurechnen ist. Sind die Kosten von einem erfassten Verbrauch abhängig, ist nach Verbrauch abzurechnen.

Welche Rechte haben Mietende gegen eine Nebenkostenabrechnung?

Dem Mieter steht das Recht zu, die Nebenkostenabrechnung genau zu überprüfen. Dazu darf der Mieter Einsicht in die Originalbelege beim Vermieter nehmen. Damit wird es ihm ermöglicht, die Nebenkostenabrechnung inhaltlich nachzuprüfen. Allerdings besteht der Anspruch auf Einsichtnahme der Belege mit einigen Ausnahmen nur am Wohn- oder Geschäftsort des Vermieters. Das bedeutet, der Vermieter muss dem Mieter die Belege weder zuschicken noch Kopien anfertigen. Solange dem Mieter die Einsichtnahme vom Vermieter verwehrt wird, steht dem Mieter nach Ansicht des BGH ein Zurückbehaltungsrecht an der geforderten Nachforderungszahlung zu.

Werden bei der Überprüfung Fehler festgestellt, muss danach unterschieden werden, ob der betreffende Fehler einen formellen Mangel darstellt oder nur die inhaltliche Richtigkeit betrifft. Diese Unterscheidung ist wichtig, da unterschiedliche Rechtsfolgen an diese Qualifizierung geknüpft werden.

Formelle Fehler machen Nebenkostenabrechnung ungültig

Liegt ein formeller Fehler vor, der sich durch die komplette Abrechnung zieht, liegt schon gar keine Abrechnung vor. Ein solches Dokument, dass die formellen Anforderungen an eine Abrechnung nicht erfüllt, kann nicht als Abrechnung angesehen werden, und ist quasi als Abrechnung nicht existent. Betrifft der formelle Fehler nur einzelne Positionen und kann dieser Posten unschwer aus den restlichen Positionen herausgerechnet werden, liegt nur eine teilweise formelle Unwirksamkeit hinsichtlich dieser Position vor. Die Abrechnung im Übrigen ist wirksam. Da ein formeller Mangel dazu führt, dass gar keine Abrechnung vorliegt, gibt es für diese Mängel keine zu beachtende Einwendungsfrist.

Materielle Fehler: Einwendungsfrist beachten

Anders verhält es sich bei materiellen Fehlern. Für diese Mängel gilt eine Einwendungsfrist für den Mieter von grundsätzlich einem Jahr ab Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Nach dieser Frist können diese Mängel nicht mehr gerügt werden und die Abrechnung wird als richtig fingiert. Grund für diese Regelung ist die Herstellung von Rechtssicherheit beim Vermieter. Denn nach dieser Frist wird die Abrechnung als korrekt fingiert und der Vermieter muss nicht mehr mit Einwendungen rechnen, die die inhaltliche Richtigkeit betreffen.

Ein solches Einwendungsschreiben sollte schriftlich verfasst und beweisbar dem Vermieter zugestellt werden. In der Einwendungsschrift müssen die einzelnen Fehler genau beschrieben und begründet werden.
Die Beweislast für das tatsächliche Vorliegen der Fehler liegt beim Mieter.

Bei einem formellen Verstoß steht dem Mieter der Anspruch auf Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung zu. Bei einer teilweisen formellen Unwirksamkeit bleibt die Abrechnung im Übrigen wirksam und ist fällig.

Liegt ein inhaltlicher Verstoß vor, so ist die fehlerhafte Position herauszurechnen. Ist der Mieter nicht in der Lage, das neue Abrechnungsergebnis selbst zu berechnen, so kann der Mieter vom Vermieter eine Neuberechnung verlangen.

Wurde bereits die Nachforderung bezahlt und der Mieter stellt erst im Laufe des Jahres einen Fehler fest, so hindert die Bezahlung den Mieter nicht an der Geltendmachung seiner Rechte und Einwendungen. Die Bezahlung stellt keine Anerkennung der Richtigkeit der Abrechnung dar. Es können daher weiterhin Einwendungen geltend gemacht werden.

Sollten Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Betriebs- oder Heizkostenabrechnung haben, können sie sich beispielsweise an den Mieterbund wenden oder an den VerbraucherService Bayern.